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设计院石化工程设计团队沟通机制构建

发布时间:2019-07-03
  摘 要
  
  我国石化行业万家规模以上企业累计实现总产值相当可观,在全国工业总产值中也占了很大比例。如果石化行业的固定资产投资额能降低一个百分点,就可节约资金亿元,工程设计行业作为石化工程项目的先导,对经济成本起着不可估计的作用。因此,优化工程设计项目管理,十分重要。优化石化工程设计团队项目管理,首先应该从优化设计团队的沟通管理入手。本文以 H 设计院为例,对 H 设计院的石化工程设计团队的沟通管理的研究。
  
  首先,通过访谈和调研的方式,对 H 设计院组织结构、工作流程等先有情况的分析,发现 H 设计院存在的问题。将这些发现的问题汇总后,再引入具体的工程设计案例进行分析,总结出石化工程设计团队的特征和存在的沟通管理问题。

设计院石化工程设计团队沟通机制构建
  
  其次,再通过这些沟通管理问题,结合工程设计团队具体问题和理论实践,分析出对沟通管理影响的因素,可以知道:组织结构对沟通是有影响的,设计团队的组织结构是沟通管理的基础,沟通的管理,依赖于设计团队的组织结构;沟通方式对沟通也是有影响的,要想实现高效的沟通,不仅要具备良好的沟通技巧,还需要正确选择沟通方式;项目经理对沟通的影响也是想而易见的,无论是项目进行过程中,制定计划、确定目标;还是在项目实施过程中,对偏差进行的纠正和对障碍的处理,都与项目经理的沟通力和沟通技巧有直接关系。
  
  再次,提出石化工程设计团队沟通管理的解决方法:在观念上,明确权利和责任,设置规范的沟通模板、维持日常的平等互信、规范更多的沟通方式;在制度上,建立健全沟通机制,项目沟通管理应贯穿项目的整个生命周期,也应在项目启动、项目计划、项目实施和项目收尾四个阶段的分别制定恰当的沟通机制;在技能上,培养团队成员的沟通技能,适应环境和渠道的多样化、注重培训和指导的常规化、加强默契和配合的普遍化。
  
  最后,对全篇内容进行总结,并对结果加以说明并提出文章的不足和对未来的展望。全文是通过对 H 设计院的石化工程设计团队的调查和走访分析出存在问题并探寻合理解决方案的。但是,期解决方法和所得结论,可以推广到其他石化工程设计团队。
  
  关键词: 
石化工程;设计团队;沟通管理;组织结构;项目。
  
  Abstract
  
  The accumulative total output value of the petrochemical industry in China is quite considerable and takes a large proportion in the total output value of the national industry. If the fixed asset investment of the petrochemical industry can be reduced by one percentage point, the capital can be saved by 100 million yuan. As the pioneer of petrochemicalengineering projects, the engineering design industry plays an inestimable role in the economic cost. Therefore, it is very important to optimize project management of engineering design. To optimize the project management of petrochemical engineering design team, we should start with the communication management of optimized design team. This paper takes H design institute as an example to study the communication and management of the petrochemical engineering design team of H design institute.
  
  First, through interviews and surveys, the organization structure and working process of H design institute were analyzed, and the existing problems of H design institute were found. After summarizing the found problems, the specific engineering design cases were introduced for analysis, and the characteristics of petrochemical engineering design team and existing communication and management problems were summarized.
  
  Secondly, through the communication management problems, combined with engineering design team specific problems and the theory of practice, analysis the factors of influence on the communication management, can know: the organizational structure of communication is influential, the organizational structure of the design team is the foundation of communication management, communication management, rely on the organizational structure of the design team; Communication methods also have an impact on communication.
  
  In order to achieve effective communication, we should not only have good communication skills, but also choose the right communication methods. The impact of the project manager on communication is also easy to see, no matter in the process of the project, making plans and setting goals; In the process of project implementation, the correction of deviation and the handling of obstacles are directly related to the project manager's communication skills and communication skills.
  
  Thirdly, it puts forward the solution of communication and management of petrochemical engineering design team: clarify rights and responsibilities in concept, set standard communication template, maintain daily equality and mutual trust, and regulate more communication methods; In terms of the system, a sound communication mechanism shouldbe established. Project communication management should run through the whole life cycle of the project, and a proper communication mechanism should be established in the fourstages of project initiation, project planning, project implementation and project ending. In terms of skills, cultivate the communication skills of team members, adapt to the diversity of environment and channels, pay attention to the routine training and guidance, and strengthen the universalization of tacit understanding and cooperation.
  
  Finally, the whole content of the article is summarized, and the results are explained and the deficiencies of the article and the outlook for the future are put forward. This paper analyzes the existing problems through investigation and interviews of the petrochemical engineering design team of H design institute and explores reasonable solutions. However, the solutions and conclusions can be extended to other petrochemical engineering design teams.
  
  Key Words:  Petrochemical engineering;Design team; Management of Communication ; structure of organization ; Projects。
  
  1 绪论
 
  
  1.1 研究背景与研究意义。
  
  1.1.1 研究背景。

  
  近年来,受多方面因素的影响,世界经济总体呈现出发展缓慢的态势。对于中国而言,中国无论是从购买力的角度来看,还是从世界贸易角度来看,中国经济无疑都是世界经济的重要组成部分。世界的经济的表现也自然而然的会影响中国。不难看出,现阶段对于我国而言经济正处于通货收缩过程,前些年,国家提出去库存、去产能的方式来缓解经济问题。但很明显缓解经济问题的同时,不可避免的导致了投资需求的减少。因此,此时政府不需要再用各种方法来刺激内需,其中包括减小对工程建设的投入。对石油化工工程的投资是投资的重要组成部分,占时多、耗费大、经济效益巨大但是过于缓慢。在这种情况下,石化工程行业受到了相当广泛的冲击。
  
  社会经济的快速发展的同时人类也越来越依赖石油及其成品,石化行业表面上供不应求。但是,对于我国石油化工企业来说,也是个不小的挑战。发达国家的石油化工巨头竞相抢占市场份额,将市场大面积的向亚、非等地区扩展。据悉,我国石化行业万家规模以上企业累计实现总产值相当可观,在全国工业总产值中也占了很大比例。以此计算,我们可以得出结论:如果石化行业的固定资产投资额能降低一个百分点,就可节约资金亿元,也就是说,可以创造亿元的额外收益。那么,如何在这关键的发展时期降低成本,将有限的资金投入到石化项目建设中,从而取得最佳的社会和经济效益,是现下每个石油人需要思考并解决的问题。工程设计行业作为石化工程项目的先导,对经济成本起着不可估计的作用,因此,优化工程设计项目管理,十分重要。
  
  在工程项目管理中,项目管理理论的核心单纯是:质量管理、时间管理、沟通管理。
  
  一个团队在项目管理中会存在着多个方面的内容,项目组织与外部的联系和组织内部的各项活动都离不开有效的沟通。对内,团队成员之间、上下级之间相互沟通,对外,与其他群体的频繁联系。有时,还会涉及到多个国家和地区的多个团队同时参与到同一个项目中。沟通管理在项目管理领域具有重要的作用。随着时代的发展,沟通的方式越来越多,随之而来的,在沟通管理上的投入也越来越大。但是,在实际沟通管理中依然缺乏有效性。如果不能跟外界进行有效的沟通那么项目必然使项目的进行中会遇到很多的障碍,如果团队内部不能有效的沟通,那么团队内部人员就不能及时获得所需信息,会造成项目的实施进度缓慢和部门以及个人效率的降低。进而,影响整个项目甚至企业的生死存亡。良好的沟通管理,可以让项目在限定的时间内保质保量的完成。
  
  1.1.2 研究意义。
  
  通过对工程设计团队的沟通管理的研究,无疑可以提高工程设计的沟通管理水平并且提高整个工程设计团队的沟通能力,这样,就会极大地丰富整个工程设计团队的管理能力,从而确保工程设计任务保质保量的完成。
  
  第一,好的沟通管理能促进工程设计团队整体目标的实现。工程设计的过程是一个从无到有的过程,人世间最困难的事情莫过于无中生有。这个无中生有的过程,往往包含收到设计任务、分解设计任务、分配设计任务、专业间设计条件互提、会签、校对审核、归档等过程。每一个工程设计项目,都会经历这个过程。这些过程中,每一个都包含了无数的沟通过程,而沟通,也并不仅仅是人与人之间感情的交流和信息的传递,每一次的沟通都有更为深刻的内容。如何做好沟通工作,让所有的需要传递的信息正确的及时的传递到每一位工程设计团队成员的手中,并且实现组织内部的沟通的无障碍,是需要思考的问题。只有这些沟通过程高效准确的进行,才能有效的开展工程设计工作,及时的调整团队内部的沟通管理问题。随着团队总体部标的整体推进,工程设计团队每时每刻都需要向内部、外部传递大量的信息。好的沟通管理能让整个工程设计团队最终达到成本、进度、质量和安全各项指标的成功,相反,坏的沟通管理会阻碍整个团队各项指标的成功。比如,一个设计团队刚刚组建,就伴随着要有开工会、制定计划等前期准备,在前期准备需要刚刚成立的设计团队每个人共同沟通交流来完成;随着项目的深入,团队的设计任务正式开始,从可行性研究到初步设计再到详细设计,这需要项目经理和团队各个成员的沟通,还包括团队成员内部之间的沟通,还有团队和外部的沟通;随后,设计团队设计任务结束后,一般还需要配合施工、或者对设计的内容进行修改和完善,达到业主和其他相关人员的要求,听取各方面的意见,力求把设计团队所希望设计的内容变成现实,最后,竣工图的完成也需要更多方面的配合。这些都是要通过有效的沟通和沟通管理来实现的。
  
  第二,好的沟通管理能使整个工程设计团队有向心力和凝聚力。团队的向心力和凝聚力有利于实现项目目标的高效完成、团队每个成员都统一思想、和谐团结。一个工程项目的设计过程,就是一个从无到有的过程,是一个从抽象到具体的过程,是一个艰难困苦的过程。没有好的沟通管理,会使团队内部士气低迷,精神不振,很难高效快速的走完这个困苦的过程。有了好的沟通管理,可以是团队成员乐于体会这种无中生有、从抽象到具体的过程,并带来个人成就感和集体荣誉感,让团队整体保持一个积极乐观的精神面貌。在遇到工期过于紧张的时候,团结所有成员积极加班;在任务过于繁重的时候鼓舞士气,发奋工作;在团队内部或者团队与外部之间出现矛盾的时候,尽快消除多方认知的不足,化解矛盾。好的沟通管理,也可以让正面信息传播得当,并减少负面信息的传播,在技术上相互融合,相互突破,在团队中形成比学赶帮超的工作氛围。现代工程设计越来越复杂,内容越来越庞杂。在现代工程设计过程中,一个人的能力已经不足以设计出整套装置,甚至完不成哪怕一个工程设计项目,合作,是解决个人能力不足的最好的方式。好的沟通管理,会使合作愉快,不好的沟通管理,恰恰相反,不能促进团队的有效配合,相互促进,不利于整体的推进和发展。
  
  第三,好的沟通管理能提高整体管理水平。随着市场和业主的需求越来越高,行业和法律规范的要求也越来越高,技术的发展和创新日新月异越来越快,人们有越来越多的自主思想,对管理的标准越来越规范,以适应其更加严苛的要求,以上种种,都造成管理的执行问题越来越多,越来越难。团队的不断学习可以提高管理水平,沟通,也是需要学习的。沟通,无论是团队内部之间还是团队与外部,都需要进行管理,否则很难达到所希望的目的。在实际的管理过程中,团队管理的过程就是团队沟通的过程。项目经理组织召开开工会议,项目经理需要布置团队的具体工作,需要征求意见,同意规定等等。这都属于管理工作也属于沟通工作。要想提高管理能力,进行好的管理,首先就要有良好的沟通,沟通能力加强了,管理也会逐渐增强。 因此,对沟通管理的研究也是如何提高管理水平的研究。
  
  1.2 研究思路与方法。
  
  1.2.1 论文结构。

  
  本文共分为六个部分来研究石化工程设计团队沟通管理的内容:
  
  第一部分为绪论,主要论述了本论文的研究意义、论文的研究思路与研究方法,并提出石化工程设计团队沟通管理的重要地位。第二部分相关理论研究回顾。介绍了项目沟通管理的相关概念和沟通管理方法及相关理论。并分析说明了 H 设计院石化设计团队的简单内容,为论文提供理论支持。第三部分 H 公司石化设计团队的沟通管理现状及分析。通过对 H 公司石化设计团队的组织结构、工作流程等方面的介绍,提出这些可能会对沟通管理带来的问题。也可以通过这些分析找出 H 公司石化设计团队的自身问题。
  
  第四部分石化工程设计团队的沟通管理问题分析,分别从组织结构、工作流程等方面,提出石化设计团队沟通管理的问题所在,通过这些问题,反映出更深层次的内容。
  
  第五部分石化工程设计团队沟通管理问题的解决方案,通过分析问题的症结所在,来提出相应的合理的解决问题思路,并通过部分工程项目实例,来说明问题的解决方案是否可行,是否有效。
  
  1.2.2 研究方法。
  
  本文运用的研究方法包括:
  
  (1) 访谈法。通过面对面的交谈来获取访谈对象带来的一手资料,并在事先准备好适当的提纲,有目的有方向的与访谈对象进行交流和沟通。
  
  (2) 调研法。进入企业捜集有关研究对象的最真实的资料或是有关企业内部资料,有利于对企业内部问题作出根深的研究。这样有利于宏观的把握企业所处环境,并以收集到的信息为研究标准进行研究。
  
  (3) 文献法。在各个中外文献中搜集与石化设计团队沟通管理有关的资料,了解中外学着对该领域的研究成果和思想,必要时可以借鉴或者研究文献中的数据。
  
  (4) 个案法。通过对个别石化设计团队沟通问题的实际情况进行深入分析,找出实际工作中中存在的沟通管理问题、形成的原因、解决方法。
  
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  2 主要理论基础
  
  2.1 设计团队与项目管理

  2.1.1 设计团队
  2.1.2 工程项目管理
  
  2.2 沟通管理理论
  2.2.1 沟通的定义
  2.2.2 沟通管理的定义
  2.2.3 工程项目沟通管理的定义
  
  3 H 公司石化设计团队的沟通管理现状及分析
  
  3.1 H 公司概况

  3.1.1 H 公司的组织结构
  3.1.2 H 公司的工作流程
  3.1.2 H 公司存在的问题
  
  3.2 石化工程设计团队的特征

  3.3 石化工程设计团队存在的沟通管理问题

  
  4 石化工程设计团队沟通管理主要问题分析
  
  4.1 组织结构对沟通的影响分析

  4.2 沟通方式对沟通的影响分析
  4.3 项目经理对沟通的影响分析
  
  5 石化工程设计团队沟通管理问题的解决方案
  
  5.1 建立制度,健全机制

  5.1.1 启动阶段的沟通机制的建立
  5.1.2 计划阶段的沟通机制的建立
  
  5.2 适应环境,培训技能
  5.2.1 适应环境和渠道的多样化
  5.2.2 注重培训和指导的常规化
  5.2.3. 加强默契和配合的普遍化
  
  5.3 更新观念,明确权责
  5.3.1 设置规范的沟通模板
  5.3.2 维持日常的平等互信
  5.3.3 规范更多的沟通方式
  
  6 H 设计院石化工程设计团队的保障措施
  
  6.1 提升执行力度

  6.1.1 深入贯彻机制体质的实施
  6.1.2 强制规定模板规范的使用
  6.1.3 严格落实组织培训的频率
  
  6.2 加大投入力度
  6.2.1 加大资金投入支持
  6.2.2 加大物力投入支持
  6.2.3 加大精力投入支持

  结 论

  前些年,国家提出去库存、去产能的方式来缓解经济问题。但很明显缓解经济问题的同时,不可避免的导致了投资需求的减少。在这种情况下,石化工程行业受到了相当广泛的冲击。石化工程设计行业作为石化工程项目的先导,对经济成本起着不可估计的作用,因此,优化工程设计项目管理,十分重要。在工程设计项目管理中沟通管理与质量管理、时间管理一道,扮演者极其重要的角色。一个团队在项目管理中会存在着多个方面的内容,项目组织与外部的联系和组织内部的各项活动都离不开有效的沟通。但是,在实际沟通管理中依然缺乏有效性。如果不能跟外界进行有效的沟通那么项目必然使项目的进行中会遇到很多的障碍。据笔者观察,石化工程设计团队对于沟通的管理还远远没有像时间管理和质量管理那样提上日程,无论是主要的研究对象 H 公司,还是典型的石化工程设计团队,都是一样的。

  据笔者观察,H 公司运行存在诸多的问题:人员配置问题、质量管理问题、进度管理问题。这些问题,无非就是组织结构、沟通方式和项目经理的问题。而这些问题都与沟通管理有着不可分割的关系。那么,如何做才能避免这些影响,达到更好的沟通管理呢?

  首先,应该更新观念,明确权责,让设计团队成员认识到沟通管理的意义;其次,建立制度,健全机制,让设计团队成员沟通过程有制度来管理;最后,还应该适应环境,培训技能,让沟通不再复杂,易于管理。

  不足与展望尽管本篇论文已经对以 H 设计院为例的石化工程设计团队沟通管理进行了较为深入的探索,但仍然不可避免有不足的地方。比如,尽管提出了很多沟通管理问题的解决的方法,但是并没有提出相对应的保障措施。另外,论文对石化工程设计团队的沟通管理没有提出新的理论、对石化工程设计团队本身挖掘的深度也不够。如果今后有幸能继续对这个领域做深入的研究,我希望自己可以把各种理论知识更多的去进行量化,用数字和公式来对理论进行进一步拓展。

  参考文献

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